Smartworking: come gestire le chiamate e riunioni inaspettate

In un'epoca in cui il lavoro da remoto è divenuto la norma per molti professionisti, è fondamentale saper gestire in maniera efficace chiamate e riunioni inaspettate. Una chiamata inattesa può significare una variazione improvvisa nella nostra agenda. Essere flessibili diventa quindi una competenza imprescindibile. 

Utilizzare applicazioni di comunicazione integrata

Le applicazioni di comunicazione integrate, come Microsoft Teams, Zoom e Slack, sono strumenti essenziali per chi lavora in modalità smart. Queste piattaforme offrono la possibilità di ricevere chiamate e partecipare a riunioni virtuali in modo efficiente. Inoltre, consentono di impostare lo stato di disponibilità, in modo che i colleghi sappiano quando sei disponibile per comunicare e quando sei impegnato.

Creare un calendario strutturato

Un calendario ben strutturato è fondamentale per gestire il tuo tempo in smartworking. Pianifica in anticipo le tue giornate e assegna slot specifici per le riunioni. Assicurati di lasciare spazio tra i meetings per gestire eventuali chiamate inaspettate o per dedicarti al lavoro individuale.

Utilizzare uno spazio di lavoro dedicato

Creare uno spazio di lavoro dedicato nella tua casa è fondamentale per minimizzare le distrazioni e gestire meglio le chiamate e le riunioni. Assicurati che il tuo ambiente di lavoro sia silenzioso e ben attrezzato, dotato di una connessione internet affidabile e cuffie con microfono di qualità per le riunioni online.

Impostare un segreteria telefonica virtuale

Una segreteria telefonica virtuale può essere un'ottima soluzione per gestire le chiamate inaspettate quando sei occupato. Questo servizio permette alle chiamate di andare direttamente alla segreteria, evitando interruzioni.

Comunicare le tue disponibilità

Comunicare con chiarezza le tue disponibilità è essenziale. Se hai un appuntamento pianificato o sei in una riunione, assicurati che i tuoi colleghi sappiano quando sarai nuovamente disponibile. Questo ridurrà le aspettative e gli inconvenienti.

Utilizzare strumenti di messaggistica istantanea

I servizi di messaggistica istantanea, come WhatsApp o Slack, possono essere utili per gestire comunicazioni rapide e informali. Se qualcuno ha una domanda veloce o necessita di una risposta immediata, queste piattaforme consentono di rispondere senza la necessità di una chiamata o di una riunione formale.

Stabilire un protocollo per le comunicazioni e per le riunioni improvvise ti aiuta a mantenere alta l'efficienza e a ridurre lo stress causato dall'imprevisto. Infine, non dimenticare di fare un double check di tutti i tool di comunicazione, assicurandoti che funzionino correttamente e che siano pronti all'uso in qualsiasi momento. Con una buona organizzazione, lo smartworking sarà più efficiente e privo di stress.