Fatturazione elettronica, tutti i passaggi concretamente per emettere le nuove fatture telematiche

Compilare e inviare fatture elettroniche tramite software, Agenzia delle Entrate e app dedicata: come fare e cosa sapere

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Dal primo gennaio 2019 scatta l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti e non varrà più, dunque, solo per i soggetti della pubblica amministrazione ma anche per rapporti tra privati. Stando, infatti, a quanto disposto dal comma 909, dal prossimo anno dovranno essere emesse esclusivamente fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi, e le relative variazioni, effettuate tra soggetti residenti, stabiliti e identificati nel territorio dello Stato. Sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica solo i soggetti che operano in regime di vantaggio e coloro che usufruiscono del regime forfettario. Ma quali sono i passaggi da seguire per l’emissione delle nuove fatture telematiche?

Fatturazione elettronica: passaggi per emettere nuove fatture telematiche

Per emettere le nuove fatture telematiche sono stati messi a punto diversi canali, dall’apposito da installare su pc, procedura web messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, all’app dedicata. Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language).

La fattura elettronica compilata deve essere trasmessa al SdI, Sistema di interscambio, dal soggetto obbligato ad emetterla o da un intermediario delegato e l’invio telematico al SdI può essere di una singola fattura o di un lotto di fatture. Le modalità da seguire per la trasmissione delle fatture telematiche prevedono: posta elettronica certificata (PEC); servizi informatici delle Entrate; sistema di cooperazione applicativa, su rete internet, con servizio esposto tramite un modello web service; sistema di trasmissione dati tra terminali basato su protocollo FTP. Una volta compilata la fattura e trasmessa, prima del definitivo inoltro al destinatario della fattura, il Sistema di interscambio effettua dei controlli e poi procede all’invio.

Se il controllo ha esito positivo, una volta consegnata la fattura, il soggetto che la ha emessa riceverà una notifica di buon esito, se, invece, il controllo ha esito negativo, la fattura viene considerata non emessa e il soggetto trasmittente riceverà una comunicazione contenente ricevuta di scarto. I tempi di elaborazione delle singole fatture da parte di SdI variano da pochi minuti fino a cinque giorni.

Fatturazione elettronica: come fare su sito delle Entrate e app dedicata

La fattura elettronica può essere compilata direttamente anche nell’area personale sul sito dell’Agenzia delle Entrate tramite il servizio dedicato. Per farlo bisogna innanzitutto registrarsi al portale web, accedendo all’Area Riservata e selezionando la voce ‘Registrazione’. Pe registrarsi bisogna inserire il proprio  codice fiscale; ultima dichiarazione dei redditi; reddito complessivo; soggetto tramite il quale è stata presentata la dichiarazione. Terminata la registrazione il sistema fornirà il Pin personale con cui accedere all’area personale. Si può accedere all’area personale anche utilizzando l’identità unica digitale SPID. Completata la registrazione ed entrati nell’Area personale si possono iniziare ad usate tutti i servizi disponibili, tra cui anche quello per la fatturazione elettronica, che con questo sistema può essere sia inviata che ricevuta.

Per emettere la fattura telematica, basta accedere alla sezione ‘Fatture e corrispettivi’, scegliere il formato tra fattura ordinaria, semplificata o fattura PA, inserire tutti i dati necessari che sono: dati personali dell’emittente, cioè ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, indirizzo legale; dati del cliente, cioè precedenti informazioni relative al cliente e codice destinatario, fondamentale per l’invio della fattura elettronica tramite il sistema d’interscambio; dati rilevanti per la fattura, cioè numero, data di emissione, importo per i beni e i servizi oggetto del pagamento; aliquota IVA, eventuali esenzioni applicate; causale; dati del contratto, che sono richiesti solo per le fatture elettroniche che fanno riferimento ad opere pubbliche o anche ad interventi finanziati da contributi comunitari.

Una volta inseriti tutti i dati richiesti si potrà procedere al controllo delle informazioni inserite attraverso la sezione ‘Riepilogo’ e dopo aver accertato che non vi siano errori, si clicca su conferma e la fattura viene inviata previo controllo da parte del SDI e una volta inviata si potrà salvare sul proprio pc cliccando su ‘Salva XML’ (eXtensible Markup Language). Una volta scaricato il file, deve essere sottoscritto con la firma digitale tramite apposito software, come Dike o Firma Certa, e quindi essere inviato, scegliendo l’opzione ‘Trasmissione’.

Una volta inviata la fattura telematica, il mittente riceverà la conferma di trasmissione dove sono riportate data, ora e codice ID. Altra possibilità di emissione ed invio delle fatture telematiche è l’app dedicata che permetterà l’esecuzione degli stessi passaggi sopra riportati in maniera rapida ma sempre sicura. Si tratta dell’app FATTURAe dell'Agenzia delle Entrate che permette di compilare e inviare le fatture elettroniche acquisendo, tramite QR-code, le informazioni anagrafiche di una partita Iva.