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La creazione di pagine Web è una delle operazioni più semplici, anche grazie alle nuove funzionalità inserite in diversi programmi di suite Office. Persino dal blocco note, con un po' d'esperienza e la conoscenza dell'HTML, si possono realizzare siti Web. Ma questo tipo di pagine sono statiche, e necessitano di lunghi interventi manuali per l'aggiornamento, non solo per il contenuto ma anche per la parte tecnica di realizzazione della pagina. Per questo aziende, professionisti e chiunque voglia mantenere in essere un sito con frequenti aggiornamenti deve rivolgersi a un CMS.

Il content management system

Un sistema di gestione dei contenuti, o content management system (CMS) è un sistema per la gestione autonoma e immediata dei contenuti di un sito Web. Esistono soluzioni software gratuite e a pagamento, standard e personalizzate da Web agency, applicazioni residenti in locale sulla propria macchina e servizi Web. Di norma, un CMS conta di due parti, spesso due applicazioni diverse: una per la gestione vera e propria, l'altro per la pubblicazione online. Essenzialmente, con i CMS i nuovi contenuti sono caricati in una database centralizzato insieme a informazioni aggiuntive per la giusta messa online (sezione in cui deve comparire, tipo di file, eventuali link ed altro). A quel punto il sistema preleva il file con tutte le informazioni, e lo carica online secondo il template grafico prescelto. Una volta visualizzato in anteprima, se corrisponde a quanto desiderato, il file viene generato online come nuova pagina.

I vantaggi immediati

Con l'adozione di un CMS tutti gli utenti con i requisiti in regola possono generare nuovi contenuti Web in maniera veloce e uniforme (la grafica è automaticamente generata dai template prescelti). Inoltre, si distingue completamente tra parte strutturale e di sviluppo (che sarà lasciata a tecnici e sviluppatori, anche esterni) e parte di mantenimento e di contenuto del sito (sulla quale potranno lavorare molte persone di ambiti aziendali differenti, ciascuno per la propria parte): così la gestione del contenuto (e la sua eventuale correzione) è il più vicino possibile alla fonte che lo ha creato o gestito all'interno dell'azienda. I CSM, poi, prevedono sempre forme di gestione dei workflow, per cui un nuovo inserimento può essere effettuato da chiunque, ma la sua pubblicazione avviene soltanto dopo l'autorizzazione di un responsabile con questi particolari requisiti. Allo stesso modo, a ogni utente può essere limitata la possibilità di inserimento soltanto alle aree di sua competenza. Oltre a tutte queste caratteristiche di flessibilità e scalabilità, i CMS sono dotati di funzioni e componenti aggiuntivi evoluti: moduli per l'e-commerce, forum, newsletter, sondaggi e altro. Sono dei gestori totali del contenuto di un sito. Gli utenti devono solo pensare a creare i contenuti, gli sviluppatori a integrare nuove funzionalità, i grafici a realizzare o aggiornare le parti grafiche.

Tipi di gestione dei contenuti

Nella categoria dei CMS ormai possono rientrare tanti diversi sistemi e sofware per la gestione dei contenuti. Vediamo allora le diverse possibilità esistenti.
Content Management umano. Una volta creati, i contenuti sono passati al team di sviluppo che si occupa materialmente di creare le nuove pagine o di inserirli nelle pagine esistenti. Il sistema può essere lento perché dalla creazione del contenuto alla sua pubblicazione possono passare giorni o settimane (in base alla quantità di materiale, al tipo di team dedicato e al numero delle sue risorse ecc.). Inoltre, è alta la possibilità di errori manuali nella compilazione Html delle pagine.
Content Management System software. È la soluzione migliore e più immediata per le aziende e per i professionisti: questi tipi di programmi permettono di scegliere i template grafici, di attivare servizi e funzioni aggiuntive (alcune volte in maniera personalizzata), di gestire in modo flessibile le politiche dei permessi e il workflow. Con un automatismo marcato, i processi sono veloci e quasi completamente privi di errore.

Content Management System personalizzato. È la versione creata ad hoc dei software di Content Management. Ogni Web agency che si rispetti mette nel suo bouquet d'offerta un CMS personalizzato. In teoria, la soluzione migliore, perché tagliata su misura per voi. In pratica, può generare qualche problema, e a costi non sempre risibili. In particolare, se decidete di affidarvi a un CMS personalizzato, sarà bene avere chiaro in mente che cosa fare sul sito, ogni quando, da chi e in che modo, e poi trasmettere queste esigenze alla software house.

Piattaforma Web Blogging. Anche gli strumenti per creare blog, alla fin fine, sono CMS. Con una caratteristica peculiare, anzi due: la semplicità di utilizzo e di creazione, e la preferenza all'inserimento di contenuti in ordine cronologico. Per questo, i blog sono adatti ad alcune aree dell'azienda, ma difficilmente possono diventare il sito aziendale in toto. Le varie piattaforme online, molto pratiche, non si addicono più di tanto al mondo professionale. Possono prenderle in considerazione magari i professionisti senza troppe esigenze oppure chi opera nel campo della comunicazione. Tra i vantaggi, l'immediatezza di pubblicazione.
Software Blogging. Le soluzioni software per creare blog sono già un sistema di Content Management decisamente più evoluto, e ormai hanno poco da invidiare alle piattaforme professionali di CMS. Anche qui, però, bisogna ricordare come vantaggi e come limiti le caratteristiche peculiari del blog. Comunque, una soluzione che - soprattutto le PMI - possono prendere in considerazione attentamente.

Wiki. I wiki sono soluzioni per la pubblicazione collaborativa ipertestuale. La loro caratteristica è proprio la propensione a uno sviluppo collegiale e collaborativo. Wikipedia è l'esempio di wiki più famoso al mondo. Uno dei suoi punti di forza, che è anche il principale limite per certi usi, è che i contributi sono orizzontali, non gerarchici, e aperti, modificabili direttamente da Web. Alcune software house si stanno muovendo per definire piattaforme di questo tipo da utilizzare in ambito aziendale, con accessi ristretti. Per il momento, non possono funzionare da CMS avanzato, ma sono da valutare negli sviluppi futuri perché garantiscono una praticità e un'immediatezza senza uguali nello sviluppo collaborativi dei siti.